Entreprise : Boulev’Art inc. – Agence internationale d’artistes en musique (classique, art lyrique, baroque, jazz, etc.)

Lieu de travail : Montréal. Télétravail jusqu’à nouvel ordre.

Description : Adjoint.e à l’administration

Entrée en fonction : immédiate

Compétences recherchées

• Grand sens organisationnel et logistique
• Compréhension du milieu culturel et de la production (ventes à commission, subventions, déplacements internationaux, etc.)
• Connaissance avancée des outils informatiques actuels et notamment de la suite Office (Excel, Word)
• Connaissance du logiciel comptable SAGE
• Connaissance de la plateforme Apple
• Connaissance des réseaux sociaux fréquemment utilisés (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, etc,)
• Connaissance du logiciel FileMaker un atout
• Français et anglais écrit et parlé – excellent niveau requis

Profil

• Personne structurée, minutieuse, autonome, sociable, méthodique, respectueuse des échéanciers, aimant le travail d’équipe
• Sens aigu de l’initiative, débrouillardise
• Bonne gestion du stress
• Entregent, discrétion

Description de tâches – sous la direction de la présidente – directrice générale :

COMPTABILITÉ :

• Tenue de livres = entrées de tout mouvement comptable sur notre logiciel SAGE. Dépenses et revenus. Inversions (lors de paiements de cachets aux artistes).
• Paiements des fournisseurs
• Suivi du compte bancaire AccèsD
• Suivi et mise à jour des budgets, des liquidités, des statistiques
• Conciliation / rapprochement bancaire
• Conciliation des cartes de crédit VISA de l’entreprise
• Suivi de la marge de crédit (sur AccèsD et conciliation avec les relevés mensuels)
• Préparation des rapports de la TPS et de la TVQ (chaque mois – payable le 15 du mois suivant)
• Bilan mensuel (états des résultats)
• Budgets: présentation de l’état et l’analyse du budget
• Comptabilité analytique : présentation à la direction de l’état et l’analyse comptable des projets
• Aide à la préparation des états financiers annuels
• Classement électronique des documents et fichiers au serveur central de l’entreprise
• Toute autre tâche requise par la direction en lien avec la fonction

ADMINISTRATION :

• Préparation de contrats d’engagements des artistes par les programmateurs et les diffuseurs
• Préparation et suivi des contrats d’engagements signés auprès des syndicats artistiques (UdA, Guilde, Equity, etc.)
• Suivi du calendrier d’engagements des artistes en lien avec la comptabilité
• Suivi des engagements et paiement des artistes
• Soutien à la rédaction de demandes et des rapports de subventions
• Gestion de l’agenda (de l’équipe et de chaque artiste)
• Préparation de permis de travail, de visas, de dérogations pour les artistes
• Gestion de la facturation et du remboursement des dépenses
• Lien entre la direction générale et la comptabilité : gérer les fiches de présences (en vue des salaires), gérer et transmettre les factures d’honoraires, celles des fournisseurs, etc.
• Classement électronique des documents et fichiers au serveur central de l’entreprise
• Soutien à la préparation des déplacements et voyages commerciaux (planification, réservations d’hôtels, de billets d’avion, etc.)
• Gestion la boîte de courriel générale de l’agence
• Lien entre les fournisseurs et l’agence
• Toute autre tâche requise par la direction en lien avec la fonction

Conditions

À discuter, selon les compétences et l’expérience de la personne

Horaire : Temps plein – soit environ 35 heures / semaine (possibilité d’ouvrir 2 postes à temps partiel)

SVP faire parvenir votre C.V. et une lettre de motivation avant le 15 novembre 2022 ainsi que 3 références à l’adresse électronique suivante: info@boulevart.ca

Seul.es les candidat.es retenu.es pour une entrevue seront contacté.es. Merci à l’avance de votre compréhension.